הכלי הכי חשוב להתגונן מתביעות עובדים הוא תיק עובד – אם אין תיק עובד לכל אחד מהעובדים שלך, לפתוח תיק כזה ועכשיו.
תיק העובד אינו ארגז עבור כל עובד אלא, תיקייה או קלסר עם חוצץ עבור כל עובד בו תתייק כל מה שקשור לעבוד, מקליטתו לעבודה ועד סיום עבודתו.
את תיק העובד רצוי לשמור עד חלוף תקופת ההתיישנות אחרי שהעובד סיים לעבוד.
בתיק העובד תתייק את קורות החיים שהגיש כשהיה מועמד, סיכום ראיון קבלתו לעבודה, הודעה לעובד על תנאי עבודתו, תיעוד פשלות / פעולות מיוחדות שהעובד עשה, החלטות על העלאה בשכר, נזק שהעובד גרם – תתייק כל מסמך או תיעוד שקשור לעובד.